2023. május 25-én kihirdetésre került a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasztörvény). A jogszabály célja az EU-s Whistleblowing-direktíva, azaz a 2019/1937/EU-irányelv átültetése a magyar jogrendszerbe. Az irányelv és a Panasztörvény hatálya kiterjed a közszférára és a magánszektorra is, akiknek biztosítaniuk kell belső bejelentési csatorna működtetését, valamint a bejelentések nyomon követését is. Jelen cikk kizárólag a magánszektorban bevezetendő visszaélés bejelentési szabályokra vonatkozik.
- Kire vonatkozik?
A Panasztörvény személyi hatálya elsősorban a magánszektorban működő munkáltatókra terjed ki, aki legalább 50 személyt foglalkoztatnak. Ugyanakkor a Panasztörvény alá tartoznak azok cégek is, akik a pénzmosási törvény hatálya alá tartozik a munkavállalók számától függetlenül. Így például az ügyvédi irodáknak és a bizalmi vagyonkezelő társaságoknak is kötelező bejelentő rendszert működtetni.
- Mit kell csinálni?
Olyan rendszert létrehozni, amelyen keresztül bejelenthetővé válik a munkavállalók által tapasztalt jogellenes vagy ilyennek feltételezett cselekmény. Így a Panasztörvény hatálya alá eső személyek kötelesek kialakítani egy belső eljárásrendet (azaz pl. hova érkezhetnek be a panaszok, hogyan történik az elbírálásuk stb.), kinevezni a rendszer működtetéséért felelős személyt vagy szervezetet, és tájékoztatókat készíteni a potenciális bejelentők részére.
- Ki lehet a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője?
A belső visszaélés-bejelentési rendszert egy erre a célra kijelölt, pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti. A Panasztörvény a pártatlan szó jelentése tekintetében nem tartalmaz definíciót, így vélelmezhetőleg ez azt jelenti, hogy hogy a bejelentés kivizsgálása elfogulatlanul és objektív módon kell, hogy történjen. Ennek megfelelően a vizsgáló nem lehet olyan személy, aki a bejelentéssel érintett cselekményhez vagy személyhez kötődik, vagy kötődni látszik. Egy társaság szervezetén belül ilyen személy lehet például a HR-vezető vagy az adatvédelmi tisztviselő.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható, azaz a feladat kiszervezhető. Külső szervezet megbízása esetén a külső szervezetre a bejelentővédelmi ügyvédre irányadó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályokat alkalmazni kell.
- Mikortól kötelező?
A felkészülési idő viszonylag rövid. Kettő fontos határidőt határoz meg a Panasztörvény:
- 2023. december 17. napjától köteles teljesíteni a belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására vonatkozó kötelezettséget az a foglalkoztató, aki legalább 50, de legfeljebb 249 személyt (a továbbiakban: kkv) foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat További könnyebbség, a kkv-k számára, hogy a kkv-k közösen is üzemeltethetnek belső visszaélésbejelentő rendszert.
- Panasztörvény kihirdetéstől számított (május 25.) 60. naptól köteles minden más személy, aki a Panasztörvény hatálya alá esik (pl. ügyvédi iroda) megfelelő visszaélésbejelentő rendszert üzemeltetni.
- Mit lehet bejelenteni?
A megtehető bejelentések köre széles: jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információra is lehet bejelentést tenni. Ha a munkáltató a munkavállalóira a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg (pl. ügyféltől elfogadott ajándékok), lehetőség van ezek megsértése okán is a bejelentéstételre.
- Mi történik, ha nincs?
A foglalkoztatás felügyeleti hatóság jogosult ellenőrizni a jogszabálynak való megfelelést és jogsértés esetén szankciót alkalmazni. A rendszerrel kapcsolatos az adatvédelmi jogsértések a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság vizsgálata alá tartoznak.
- Hogyan lehet megtenni a bejelentést?
A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni. A Panasztörvény további részletszabályokat határoz meg a szóbeli bejelentés és a bejelentésekre vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásának vonatkozásában. A bejelentési rendszerre nincsenek speciális formai követelmények, felállítható egy külön erre létrehozott email fiókkal vagy panaszláda kihelyezésével, de akár telefonos vonal vagy külön erre szolgáló platform felállításával is eleget lehet tenni a kötelezettségnek.
Ha a fentiekkel kapcsolatban továbbá kérdése lenne, forduljon bizalommal kollegáinkhoz, akik a fentiek gyors és hatékony megvalósításában segítséget nyújthatnak az Ön vállalkozásának is, így különösen a visszaélés-bejelentési rendszer tervezésében, megvalósításában és annak gyakorlati működtetésében.
Dr. Horváth Hajnalka mint az SQN Trust munkatársa
A jelen bejegyzésben szereplő tartalom nem minősül jogi, illetve adótanácsadásnak és nem hoz létre megbízási szerződést. Minden esetben szükséges az adott ügy egyedi, részletes ismerete annak megítéléséhez és a személyre szabott megoldás megtalálásához. Kérdés esetén keressen minket bizalommal a http://www.bekespartners.com/ weboldalon található elérhetőségeken!
