Ahogy arról már korábban hírt adtunk, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztörvény) értelmében a 250 főt foglalkoztató cégeknek 2023. július 24-től, míg a legalább 50 főt foglalkoztató munkáltatónak 2023. december 17-ig belső visszaélés bejelentési rendszert kell létrehoznia, amely számos társaságot érint. A visszaélés-bejelentési rendszer kiépítése és működtetése során érdemes néhány gyakorlati szempontot figyelembe venni, amelyeket az alábbiakban foglalunk össze:
Foglalkoztatotti létszám számítása
Az 50 fős létszámot nem csupán a munkaviszonyban, hanem valamennyi foglalkoztatási jogviszonyban foglalkoztatottak száma alapján kell számítani. Foglalkoztatási jogviszonynak minősül minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi. Így pl. a megbízási vagy vállalkozási jogviszonyban történő foglalkoztatás is ide tartoztak, amelyek gyakori foglalkoztatási formák, így az 50 fős létszámhatárt jóval könnyebb elérni, mint azt sok cégvezető gondolja. A fentiek okán érdemes akár szakértő bevonásával ellenőrizni, hogy az adott társaság köteles-e a belső visszaélés-bejelentési rendszer kiépítésére és működtetésére.
Célkitűzések meghatározása
Fontos szempont annak meghatározása, hogy a cég milyen típusú visszaélésekre szeretne reagálni. Visszaélésnek minősülbármilyen jogellenes vagy annak tartott cselekmény, amely nem feltétlenül szabálysértés vagy bűncselekmény, azonban jogi vagy erkölcsi szempontból kifogásolható, így például a céges etikai kódex megsértése is annak minősülhet. Az üzleti titok vagy bizalmas információk – saját vagy üzleti célú – felhasználásán túlmenően visszaélést valósít meg többek között a céges eszközök tiltott magáncélra történő felhasználása, a társaság üzleti partnerével történő összejátszás, az ügyféltől, partnertől – értékhatár feletti – ajándék vagy más előny elfogadása, csakúgy, mint az egyenlő bánásmód megsértése, a kollégák sorozatos piszkálása, megszégyenítése vagy egyéb viselkedési normák megsértése, mint például a másikhoz nem megfelelő módon való közeledés. A jogszabályi megfelelésen túlmenően a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésének fontos célja a sokszor huzamosabb ideig rejtve maradó belső visszaélések felderítése és kezelése, amely egyrészt a felmondások számát és a jogi eljárások megindításának szükségességét csökkenti, másrészt a céget is megóvhatja az anyagi és reputációs károktól.
Szabályozási keretrendszer és szakértő bevonása
Fontos lépés a rendszer kiépítésekor, hogy ismerjük vonatkozó jogszabályokat és a visszaélés-bejelentési rendszereket szabályozó egyéb előírásokat, amely a megfelelő jogi védettséget és megfelelést biztosítja. A társaság ezzel összefüggő konkrét céljai megvalósulásának és jogi megfelelésének biztosítása érdekében érdemes megfelelő szakértelemmel és tapasztalattal rendelkező szakértő bevonása, aki nem csupán a szükséges szabályzatok elkészítésében és személyre szabásában, hanem a rendszer felállításában is támogatást nyújt a tervezés fázisától a működtetés beindításáig.
A bejelentés módjának meghatározása
A bejelentések megtételének konkrét módjáról és típusának megválasztásáról a munkáltató szabadon dönthet, ez azonban a céges preferenciák mellett az adott szektortól, illetve a bejelentésre jogosultak ismereteitől, lehetőségeitől is függhet. Az offline, papír alapú bejelentési csatornák közül népszerű választás a panaszláda felszerelése, amely esetben a bejelentő zárt borítékban helyezheti el panaszát egy zárt fizikai dobozba, postaládába. A fizikai bejelentésen túlmenően természetesen az online platformok – így pl. a webes felületek, speciális applikációk – és elektronikus megoldások (külön erre a célra létrehozott e-mail) is kedveltek módozatok, amelyek általában informatikai fejlesztést vagy konkrét program beszerzését igénylik. Emellett természetesen egyéb, hagyományos megoldási módok is rendelkezésre állnak, mint például a telefonon vagy postai levél útján történő bejelentési mód. A kiválasztást megelőzően azonban érdemes mind a vállalati szokások, mind pedig a bejelentésre jogosultak szemszögéből is megvizsgálni az egyes bejelentési módozatokat és a lehetséges eljárásrendet.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésének szempontjai
Bejelentésre jogosult személyek: Fontos kiemelni, hogy bejelentést nem csupán a társaság munkavállalói, illetve volt munkavállalói tehetnek, hanem erre a gyakornokok, a cégnél elhelyezkedni kívánó álláskeresők, önkéntesek, megbízási szerződés alapján foglalkoztatott személyek, valamint a társaság üzleti partnerei, beszállítók, egyéni vállalkozók, alvállalkozók is jogosultak.
Bejelentések kivizsgálása, rendszer üzemeltetése: A rendszer üzemeltetését, valamint a beérkező bejelentések kivizsgálását a cég belső, megbízható munkavállalóra vagy csoportra (pl. compliance, HR, jog) is bízhatja, ugyanakkor ezen tevékenységgel összefüggésben utasítási jog nem illeti meg a munkáltatót. A fenti feladatok kiszervezés útján is elláthatóak például bejelentővédelmi ügyvéd megbízásával. Az erőforrások összevonása lehetőséget teremt arra is, hogy a vállalatcsoporthoz tartozó vállalatok együttesen működtessék visszaélés-bejelentési rendszereiket ún. csoportszintű visszaélés-bejelentési rendszerek létrehozása útján.
Adatvédelmi kérdések és kapcsolódó teendők
A belső visszaélés-bejelentési rendszerek bevezetése, amellett, hogy az etikus vállalati kultúra bevezetésében is szerepet játszik, komoly adatvédelmi kérdéseket vethet fel. A GDPR szerinti adattakarékosság elve alapján a bejelentő-védelmi rendszer vonatkozásában is biztosítani szükséges, hogy ténylegesen csak a bejelentések megtétele és kivizsgálása során szükséges adatokat kezeljék azzal, hogy a szükséges adatok köre a bejelentés kivizsgálásának egyes szakaszaiban változhat. Az adatkezelés jogszerűségét a jogi kötelezettség teljesítése jogalap biztosítja, ha az adott társaság a Panasztörvény 18. § (1)-(3) bekezdései alapján köteles visszaélés-bejelentési rendszert létrehozni. Az adatvédelmi megfelelés érdekében a visszaélés-bejelentési rendszerekkel kapcsolatos adatkezelésekkel a belső adatvédelmi nyilvántartásokat frissíteni, az adatkezelési tájékoztatókat pedig felülvizsgálni szükséges. Emellett – a rendszer működtetésének kiszervezése esetén – adatfeldolgozói vagy közös adatkezelői megállapodás készítése is javasolt.
A fenti szempontok figyelembevétele segíthet egy hatékony és átlátható visszaélés-bejelentési rendszer kiépítésében és működtetésében, amely hosszú távon a tulajdonosi érdekeket védi.
A jelen bejegyzésben szereplő tartalom nem minősül jogi, illetve adótanácsadásnak és nem hoz létre megbízási szerződést. Minden esetben szükséges az adott ügy egyedi, részletes ismerete annak megítéléséhez és a személyre szabott megoldás megtalálásához. Kérdés esetén keressen minket bizalommal a http://www.bekespartners.com/ weboldalon található elérhetőségeken!
